Die GTD-Technik: Wie Sie alle Ihre Aufgaben organisieren

Die Antwort hängt von der Person und ihrer Erfahrung ab. Für manche sind die Grundprinzipien schon nach wenigen Tagen klar, während andere die ersten Veränderungen nach 2–3 Wochen bemerken. Um GTD jedoch vollständig in Ihr Leben zu integrieren, dauert es in der Regel einige Monate. Dies ist die Zeit, die erforderlich ist, um die Gewohnheit aufzubauen: neue Aufgaben täglich zu erfassen, regelmäßig den Eingang zu leeren und eine wöchentliche Überprüfung durchzuführen. Es ist wichtig, keine sofortigen Ergebnisse von sich selbst zu erwarten. GTD ist ein Marathon, kein Sprint.

Viele vergleichen GTD mit anderen beliebten Produktivitätsmethoden, und das ist logisch. Pomodorolehrt das Arbeiten in fokussierten 25-Minuten-Blöcken.Eisenhower Matrixhilft, dringende und wichtige Aufgaben zu unterscheiden. GTD hingegen bietet einen breiteren Rahmen: Es geht nicht nur um Prioritäten oder Zeitverteilung, sondern um die Schaffung eines vollständigen Lebensmanagementsystems. Kurz gesagt, Pomodoro beantwortet „wie man arbeitet“, Eisenhower „was man zuerst tun soll“, und GTD „wie man keine Aufgabe verliert und das große Ganze sieht“. Am besten ist es, sie zu kombinieren.

Nein, die Stärke von GTD liegt nicht in den Apps, sondern in der Logik. Sie können mit einem einfachen Notizbuch oder einem Satz Indexkarten beginnen. Digitale Werkzeuge bieten jedoch mehrere Vorteile: automatische Erinnerungen, Synchronisierung zwischen Geräten, schnelle Eingabe von Aufgaben auch unterwegs. Moderne Apps – Todoist, Notion, LifeSketch – kombinieren Einfachheit mit Flexibilität. Daher ist eine Papierversion durchaus möglich, aber die Technologie erhöht den Komfort erheblich.

Dies ist eine der häufigsten Fragen. Und tatsächlich besteht die Gefahr, in der Erstellung endloser Listen „stecken zu bleiben“, anstatt Aufgaben zu erledigen. Um dies zu verhindern, sollten Sie einige Prinzipien befolgen:

• die 2-Minuten-Regel: erledigen Sie kleine Aufgaben sofort, anstatt sie auf Listen zu setzen;
• Minimalismus in Kontexten: Wählen Sie ein paar wichtige (z. B. „Arbeit“, „Zuhause“, „Telefon“, „Computer“);
• die wöchentliche Überprüfung sollte nicht stundenlang dauern – 30–40 Minuten reichen aus, um das System aufzufrischen;
• denken Sie daran, dass GTD geschaffen wurde, um Zeit freizugeben, nicht um sie zu rauben.

Ja, und sogar noch mehr – es rettet kreative Menschen oft vor dem „Informationschaos“. Schriftsteller, Designer, Musiker und andere Kreative generieren ständig Ideen. Ohne ein System gehen diese Ideen verloren, und das Gehirn wird überlastet. GTD bietet eine einfache Lösung: Alle Ideen werden sofort im Eingang erfasst und dann verteilt – einige gehen in „Projekte“, andere in „Irgendwann/Vielleicht“. So müssen Sie keine Angst haben, einen wichtigen Gedanken zu vergessen, und schaffen gleichzeitig Raum für Inspiration.

Obwohl GTD ursprünglich als individuelle Methode entwickelt wurde, lässt es sich perfekt in ein Teamformat integrieren. Wenn jedes Teammitglied GTD verwendet, erhöht sich die Transparenz: Es ist klar, wer woran arbeitet, was „wartet“ und welche Projekte relevant sind. Und mit gemeinsamen Tools (z. B. Asana, Trello oder LifeSketch) wird GTD auch für große Projekte praktisch.

Ja, und das ist eine der größten Stärken der Methode. Viele führen GTD zunächst bei der Arbeit ein und merken dann, dass es auch zu Hause perfekt funktioniert: Einkäufe planen, Familienangelegenheiten organisieren, Reisen vorbereiten, Reparaturen, Sport. Dank GTD wird das Privatleben genauso geordnet wie die Arbeit.