GTD-tekniikka: Kuinka järjestää kaikki tehtäväsi

Vastaus riippuu henkilöstä ja hänen aiemmasta kokemuksestaan. Joillekin perusperiaatteet tulevat selviksi muutamassa päivässä, kun taas toiset huomaavat ensimmäiset muutokset 2–3 viikossa. GTD:n täydellinen integrointi elämään vie kuitenkin yleensä muutaman kuukauden. Tämä aika tarvitaan tavan muodostamiseen: uusien tehtävien päivittäiseen kirjaamiseen, Inboxin säännölliseen tyhjentämiseen ja viikoittaisen tarkistuksen tekemiseen. On tärkeää, ettei odota välittömiä tuloksia. GTD on maraton, ei sprintti.

Monet vertaavat GTD:tä muihin suosittuihin tuottavuusmenetelmiin, ja se on loogista. Pomodoroopettaa työskentelemään keskittyneissä 25 minuutin jaksoissa.Eisenhower Matrixauttaa erottamaan kiireelliset ja tärkeät tehtävät. GTD puolestaan tarjoaa laajemman kehyksen: kyse ei ole vain prioriteeteista tai ajankäytön jakamisesta, vaan koko elämänhallintajärjestelmän luomisesta. Lyhyesti sanottuna, Pomodoro vastaa kysymykseen “kuinka työskennellä”, Eisenhower “mitä tehdä ensin”, ja GTD “kuinka olla hukkaamatta yhtään tehtävää ja nähdä koko kuva”. Paras ratkaisu on yhdistää ne.

Ei, GTD:n vahvuus ei ole sovelluksissa vaan logiikassa. Voit aloittaa yksinkertaisella muistivihkolla tai indeksikorteilla. Digitaaliset työkalut tarjoavat kuitenkin useita etuja: automaattiset muistutukset, synkronointi laitteiden välillä, nopea tehtävien lisääminen liikkeellä ollessa. Modernit sovellukset – Todoist, Notion, LifeSketch – yhdistävät yksinkertaisuuden ja joustavuuden. Joten vaikka paperiversio on täysin mahdollinen, teknologia lisää merkittävästi mukavuutta.

Tämä on yksi yleisimmistä kysymyksistä. Ja todellakin, on olemassa riski “jumittua” loputtomien listojen tekemiseen sen sijaan, että suorittaisi tehtäviä. Tämän välttämiseksi sinun on noudatettava muutamia periaatteita:

• 2 minuutin sääntö: suorita pienet tehtävät heti sen sijaan, että lisäisit ne listalle;
• minimalismi konteksteissa: valitse muutama keskeinen (esim. “Työ”, “Koti”, “Puhelin”, “Tietokone”);
• viikoittaisen tarkistuksen ei tulisi kestää tunteja – 30–40 minuuttia riittää järjestelmän päivittämiseen;
• muista, että GTD on luotu vapauttamaan aikaa, ei viemään sitä.

Kyllä, ja vielä enemmän – se pelastaa usein luovat ihmiset “informaatiokaaokselta”. Kirjailijat, suunnittelijat, muusikot ja muut luovat ihmiset tuottavat jatkuvasti ideoita. Ilman järjestelmää nämä ideat katoavat ja mieli ylikuormittuu. GTD tarjoaa yksinkertaisen ratkaisun: kaikki ideat kerätään heti Inboxiin ja jaetaan myöhemmin – osa projekteihin, osa “Jonain päivänä/Ehkä” -listalle. Näin et pelkää unohtaa tärkeää ajatusta ja vapautat samalla tilaa inspiraatiolle.

Vaikka GTD luotiin alun perin yksilölliseksi menetelmäksi, se sopii hyvin myös tiimimuotoon. Jos jokainen tiimin jäsen käyttää GTD:tä, läpinäkyvyys lisääntyy: on selvää, kuka tekee mitä, mikä on “odotuksessa” ja mitkä projektit ovat ajankohtaisia. Ja yhteisten työkalujen (esim. Asana, Trello tai LifeSketch) avulla GTD:stä tulee kätevä myös suurissa projekteissa.

Kyllä, ja tämä on yksi menetelmän vahvimmista puolista. Monet ottavat GTD:n ensin käyttöön työssä, ja myöhemmin huomaavat, että se toimii erinomaisesti myös kotona: ostosten suunnittelu, perheasioiden organisointi, matkojen valmistelu, remontit, urheilu. GTD:n ansiosta henkilökohtainen elämästä tulee yhtä järjestelmällinen kuin työelämästä.