Technika GTD: Jak zorganizować wszystkie swoje zadania

Odpowiedź zależy od osoby i jej wcześniejszych doświadczeń. Dla niektórych podstawowe zasady stają się jasne już po kilku dniach, inni zauważają pierwsze zmiany po 2–3 tygodniach. Jednak pełne zintegrowanie GTD w życie zwykle zajmuje kilka miesięcy. To czas potrzebny na wyrobienie nawyku: codzienne zapisywanie nowych zadań, regularne opróżnianie Inboxu i wykonywanie cotygodniowego przeglądu. Ważne, by nie oczekiwać natychmiastowych rezultatów. GTD to maraton, a nie sprint.

Wielu porównuje GTD z innymi popularnymi metodami produktywności, i słusznie. Pomodorouczy pracy w skupionych blokach 25-minutowych.Eisenhower Matrixpomaga rozróżnić zadania pilne i ważne. GTD natomiast daje szersze ramy: nie chodzi tylko o priorytety czy podział czasu, ale o stworzenie kompletnego systemu zarządzania życiem. Krótko mówiąc, Pomodoro odpowiada na pytanie „jak pracować”, Eisenhower – „co zrobić najpierw”, a GTD – „jak nie zgubić żadnego zadania i widzieć cały obraz”. Najlepiej je łączyć.

Nie, główna siła GTD tkwi nie w aplikacjach, ale w logice. Możesz zacząć od prostego notesu lub zestawu karteczek. Narzędzia cyfrowe jednak dają wiele korzyści: automatyczne przypomnienia, synchronizację między urządzeniami, szybkie dodawanie zadań nawet w podróży. Nowoczesne aplikacje – Todoist, Notion, LifeSketch – łączą prostotę z elastycznością. Tak więc, choć wersja papierowa jest całkowicie możliwa, technologia znacznie zwiększa wygodę.

To jedno z najczęstszych pytań. Faktycznie, istnieje ryzyko „utknięcia” w tworzeniu nieskończonych list zamiast wykonywania zadań. Aby tego uniknąć, należy przestrzegać kilku zasad:

• zasada 2 minut: drobne zadania wykonuj od razu, zamiast dodawać je do list;
• minimalizm w kontekstach: wybierz kilka kluczowych (np. „Praca”, „Dom”, „Telefon”, „Komputer”);
• cotygodniowy przegląd nie powinien trwać godzinami – 30–40 minut wystarczy, by odświeżyć system;
• pamiętaj, że GTD zostało stworzone, by oszczędzać czas, a nie go zabierać.

Tak, a nawet bardziej – często ratuje osoby kreatywne przed „chaosem informacyjnym”. Pisarze, projektanci, muzycy i inni twórcy stale generują pomysły. Bez systemu te pomysły się gubią, a mózg jest przeciążony. GTD daje proste rozwiązanie: wszystkie pomysły trafiają natychmiast do Inboxu, a następnie są rozdzielane – jedne do „Projektów”, inne do „Kiedyś/Może”. Dzięki temu nie boisz się zapomnieć ważnej myśli, a jednocześnie zwalniasz miejsce na inspirację.

Chociaż GTD zostało pierwotnie stworzone jako metoda indywidualna, świetnie integruje się również w formacie zespołowym. Jeśli każdy członek zespołu korzysta z GTD, przejrzystość rośnie: wiadomo, kto nad czym pracuje, co jest „w oczekiwaniu” i które projekty są aktualne. A dzięki wspólnym narzędziom (np. Asana, Trello czy LifeSketch) GTD staje się wygodne nawet przy dużych projektach.

Tak, i to jedna z najmocniejszych stron metodyki. Wiele osób najpierw wdraża GTD w pracy, a potem odkrywa, że świetnie sprawdza się również w domu: planowanie zakupów, organizacja spraw rodzinnych, przygotowania do podróży, remonty, sport. Dzięki GTD życie osobiste staje się równie uporządkowane jak zawodowe.